Makalah Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasioanal maupun (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang.perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan -perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu memperoleh informasi yang paling akurat yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan dan semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen (SIM) yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur.Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil yang ingin dicapai. Menurut Dr. Murniati AR, M.Pd dan Dr. Nasir Usman, M.Pd, pendidikan kejuruan memiliki kaitan langsung dengan proses industrialisasi, terutama bila dikaitkan dengan fungsinya memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang terampil dan dpat diandalakn serta punya visi perhatian yang sungguh-sungguh kepada pengembangan teknologi. Dalam hal ini Sistem informasi Manajemen sangan membantu siswa dalam mencapai proses industrialisasi tersebut, dimana dengan SIM siswa akan lebih mudah dalam mendapatkan informasi yang ada pada sekolah tempat siswa belajar.

B.     Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas , maka permasalahan yang akan diangkat dalam kajian ini adalah sebagai berikut :

1.              Apakah tujuan dari Sistem Informasi Manajemen

2.              Bagaimana cara memperoleh informasi yang baik

3.              Apa kaitannya sebuah system informasi dengan seorang manajer

C.     Tujuan Penulisan

1.        Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan Kejuruan (MPK)

2.        Mengetahui dan mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen

3.        Mengetahui informasi – informasi apa yang dibutuhkan oleh seorang manajer

4.        Mengetahui tujuan dari Sistem Informasi Manajemen

5.        Mengetahui informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian

6.        Mengetahui informasi pengambilan keputusan

BAB II

PEMBAHASAN

A.           Pengertian Sistem Informasi

Dalam kehidupan masyarakat luas kata “Informasi“ pada umumnya sudah tidak dipandang dalam istilah yang asing lagi. Ada yang mengartikan informasi adalah sebuah berita atau keterangan yang diidentikkan dengan sebuah data. Dalam manajemen istilah informasi mempunyai sutau pengertian khusus.Tidak diartikan sebagai fakta – fakta dan gambar – gambar yang pada umumnya dikumpilkam, dan disimpan dalam organisasi. Jenis fakta dan gambar yang bersifat umum ini disebut data. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya.Jadi informasi berarti bahan – bahan yang secara khusus dipilih dan dipersiapkan untuk suatu masalah tertentu, pada waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran yang pasti.

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat  didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.
           Menurut Shrode dan Voich (1994), Informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
            Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk entitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelasakan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk  mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
            Dengan kata lain, sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi ataupun perseorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis, melalui suatu cara sehingga memiliki arti makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi ataupun situasi.
             Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:

b.      Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan

c.       Perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan.

d.      Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan

e.       Perlu komunikasi informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainya, yaitu:

a.       Uniformity

b.      Lengkap

c.       Jelas

d.      Tepat waktu
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Pertanyaanya adalah SIM yang efektif itu bagaimana? SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang baik. Hal tersebut dapat dicapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya. Informasi yang berlebihan dan tidak akurat, dan tidak tepat waktu, selain biayanya mahal, juga tidak berguna.

Konsep sistem informasi manajemen tersebut mempunyai beberapa karakteristik :

1.    Dalam organisasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM

2.    SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di  dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM.

3.    SIM merupakan jalinan hubungan antara bagian dalam organisasi melalaui satu bagian SIM.

4.    SIM merupakan segenap proses yang mencangkup :

a.          Pengumpulan data

b.          Pengelola data

c.          Penyimpanan data

d.         Pengam bilan data

e.          Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat

5.    SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuka keputusan dengan cepat dan tepat

            Seperti yang sudah tersirat dalam uraian di atas, bahwa tujuan didirikannya SIM itu adalah untuk memadukan pikiran dan tindakan para pimpinan dalam menangani organisasi karena di dasarkan kepada informasi yang di susun secara sitem. Murdick (1982, h 23) secara terinci mengemukakan tujuan SIM itu adalah untuk meningkatkan majemen yang di dasarkan kepada berita setempat-setempat/sepotong-sepotong, instuisi dan pemecahan masalah yang terisolasi kepada manajemen yang di dasarkan kepada informasi secara system, pemrosesan data secara sempurna dengan alat-alat canggih dan pemecahan masalah secara system.

            Dengan demikian yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data dengan maksut memberikandata kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dantepat untuk dasar pembuatan keputusanndalam rangka mencaai tujuan organisasi.

B.            Komponen Sistem Informasi Manajemen

Seperti yang di kemukakan oleh Idochi Anwar bahwa ada tiga unsur yang membentuk Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu management, information, dan system.

a.       Sistem

            Yang di maksud system adlah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih yang saling berhbungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Sekolah misalnya dapat di pandang sebagai bagian dari perumahan yang khusus dipakai untuk belajar oleh para siswa. Atau sekolah itu juga dipandang sebagai satu kesatuan tempat belajar para siswa yang mempunyai kaitan dengan lingkungannya. Cara memandang inilah yang diebut cara memandang secara system atau memikirkan sekolah itu sebagai system.

            Jika suatu system tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah system yang lebiih kecil, yaitu yang di namakan subsistem. Hersey (1978, h.8) membagi organisasi menjadi empat subsistem yaitu sub system struktur, teknologi, manusia dan informasi dengan tujuan ada di tengah-tengah. Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub system lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang mencakup subsistem teknik, struktur, psikologi social dan manajemen. Pandangan kedua ini di dukung pula oleh Johnson (1973, h. 43). Dan ada pula ahli lain yang tidak menyebutkan bagia-bagian organisasi itu sebagai subsistem tetapi dengan elemen-elemen organisasi yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur, teknik, informasi (Shrode, 1974, h. 8)

            Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, di harapakan engelolaan data dapat di hasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat di butuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dan semua itu tertuju pada tujuan yang sama.

b.      Informasi

            Komponen SIM yang kedua yaitu informasi, yang merupakan unsur  inti dalam system informasi manajemen. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami arti informasi akan lebih baik memahami lebih dahuku data.

            Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk di jadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adaah ibarat bahan mentah yang ealui pengolahan tertentu lalu menjadi informasi.

            Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi yang merupakan “output” dari pengolahan data kemudian dijelaskan oleh Gordon B Davis (1974:32) bahwa :

Informasi adlah data yang telah di olah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.

Seperti yang di kemukakan oleh Raymond Coleman dan M.J. Riley (1973:135), bahwa:

Kriteria bagi suatu system informasi manajemen yang efektif adalah bahwa system tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.

Perlu dipahami bahwa informasi yang di maksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah di olah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuatan keputusan-keputusan, sekarang dan yang akan datang.

      Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasikan data.

      Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke kompuer, maka data dapat di kelompokkan menjadi dua yaitu :

a.       Data Statis

Data statis adalah jenis data yang pada umumnya tidak berubah atau jaran berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor (nomor: kartu penduduk, rekening, pegawai/kayawan, siswa/peserta didik, asuransi, kartu kredit, nomor telepon, dan sebagainya), dan alamat.

b.      Data Dinamis

Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yan singkat (harian) atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti data tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, IPK mahasiswa, dan sebagainya

                       

                        Berdasarkan sifatnya data di kelompokkan menjadi dua jenis yaitu :

a.       Data Kuantitatif

Data kuantitatif merupakan Jenis data dengan menggunakan hitugan bilangan, misalnya 5 ekor, Rp 1000, satu juta, 25%, 10 digit dan sebagainya

b.      Data Kualitatif

Data kulaitatif meruapakan data yang tidak di hitung dengan hitungan bilangan tetapi di ukur dengn kata-kata bernilai misalnya banyak, kecil, sedikit, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, berat an sebagainya.

     

      Berdasarkan sumbernya maka data di elompokkan menjadi dua yaitu :

a.       Data Internal

Data internal yaitu data yang berasal dari organisasi itu sendiri yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya.

b.      Data eksternal

Data eksternal yaitu data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.

      Sebagaimana telah di jelaskan di atas bahwa sumber-sumber data itu ialah di dalam organisasi dan di lingkungan organisasi, secara visual di gambarkan sebagai bahan (Johnson, 1973, h. 111 dengan penyesuaian). Pada bagan  ini nampak bahwa data dari dalam bersumber pada empat tingkatan yaitu pada manajer tertinggi, pada para manajer madya, pada para manajaer terdepan dan padapara bawahan. Data itu berlalu lalang pada ke empat tingkatan itu. Sedangkan data dari luar dapat pula masuk ke dalam organisasi itu atau mempengaruhinya melalui keempat tingkata tadi. Semua jenis data ini harus diambil oleh para pengumpul data.

            Berdasarkan isinya maka baik data iternal maupun data eksternal dapat dibagi menjadi empat kelompok yaitu : (a) Catatan kegiatan, (b) Hasil penelitian, (c) Data lingkungan, (d) Data peraturan.

Pengelompokan tersebut apat di lustrasikan sebagaimana gambar berikut :

Berguna atau tidaknya suatu informasi tergantuk pada beberapa hal, seperti yang di kemukakan oleh George R. Terry yang di kutip oleh Moekija (1991:7) yaitu :

a.       Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memeri bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam apa yang di usahakan untuk memperolehnya

b.      Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan

c.       Waktu

Apakah informasi itu masih up to date?

d.      Ruang dan tempat

Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau temoat yang tepat

e.       Bentuk

Dapatkah informasi itu digunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang di perlukan, kecenderungan, dan bidang-bidang yang memerlukn perhatian manajemen? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya.

f.       Semantik

·      Apakah hubungan kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas?

·      Apakah ada kemungkinan salah tafsir

·      Jelaslah bahwa agar informs itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula.

C.           Pengolahan Sistem Manajemen

Manajemen yang secara umum artinya pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu dalam Manajemen Sistem Informasi, Atmosudirdjo (1986:158). Sedangkan menurut Siagian (1989:5) Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Jadi dapat disimpulkan manajemen adalah suatu pengendalian dan pengawasan kegiatan/aktivitas orang atau kelompok orang dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

Manajemen memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.

1.    Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam mengembangkan sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi yaitu analisis sistem dan manajer. Adapun langkah yang ditempuh untuk mengembangkan sistem informasi meliputi:

·       Studi fisibilitas

·       Menentukan persyaratan sistem

·       Merancang dan menerapkan sistem

·       Perubahan keorganisasian

·       Pengetesan solusi

·       Konservasi

·       Manajemen proyek

2.    Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan umpan balik. Moekijat (1991:41) mengemukakan bahwa: untuk menentukan jaringan yang  efektif bagi suatu Sistem Informasi Manajemen telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

·       Data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

·       Bilamana data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

·       Siapa yang membutuhkan?

·       Dimana data atau informasi dibutuhkan?

·       Berapa biaya data atau informasi itu?

Pembahasan secara teoritis tentang pemrosesan data, yang meliputi:

a.       Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1.      Melalui pengamatan secara langsung

2.      Melalui Wawancara

3.      Melalui perkiraan koresponden

4.      Melalui daftar pertanyaan

b.      Pengolahan Data

Pengolahan data adalah suatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah – langkah perumusan atau pola tertentu, untuk mengubah data tertentu menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna.

Aktivitas-aktivitas dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1) Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu formuli-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian.

2) Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekkan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat

3) Classivying, yaitu menetapkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi sipamakai

4) Penyortiran, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam suatu rangakai urutan khusus atau rangkaian  yang telah ditentukan sebelumnya.

5) Summairizing, yaitu menggabungkan unsure-unsur data dalam salah satu dari dua cara, misalkan cara matematika atau logika

6) Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung atau logika.

7) Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila dibutuhkan.

8) Retrieving, yaitu pencarian samapi ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data tersebut disimpan

9) Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari seuatu media ke media lain

10) Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.

c.       Penyimpanan Data

Tujuan penyimpanan data adalah :

1.      Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil

2.      Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokjumen agar terlindung dari kemungkinan rusak atau hilang

d.      Pengeluaran Data

Yang dimaksud pengeluaran data adalah memindahkan data dari bagian SIM ke bagian yang membutuhkan terutama pada pembuatan kebijakan.Data informasi yang dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan, pengeluaran data ini adalah bukan hanya pengeluaran dari computer atau dari alat – alat pengolahan data atau informasi, tetapi dari bagian pengelolaan Sistem Informasi Manajemen data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.